Có thể nói, phần mềm chữ ký số hiện nay đang được sử dụng vô cùng rộng rãi. Thay vì phải in tài liệu, ký tay và gửi qua lại, phần mềm chữ ký số cho phép người dùng tạo và thêm chữ ký số vào các tài liệu một cách nhanh chóng và bảo mật.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng Hoc Review điểm qua những phần mềm chữ ký số phổ biến và tốt nhất hiện nay để giúp bạn tìm kiếm phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Phần mềm chữ ký số là gì?
Có thể hiểu đơn giản, phần mềm chữ ký số là một ứng dụng dành cho việc tạo chữ ký điện tử, ký kết các tài liệu trực tuyến một cách bảo mật và tiện lợi.
Thay vì phải in tài liệu, ký tay và gửi qua lại, phần mềm chữ ký số cho phép người dùng tạo và thêm chữ ký số vào các tài liệu một cách nhanh chóng và an toàn.
Khi sử dụng phần mềm chữ ký số, người dùng có thể tạo chữ ký số bằng cách sử dụng máy tính, điện thoại hoặc tablet và lưu trữ chúng trên các dịch vụ đám mây hay các thiết bị lưu trữ khác. Các chữ ký số này có tính bảo mật cao và không thể bị chỉnh sửa, giúp đảm bảo tính xác thực của các tài liệu ký kết.
1Office – CA
Phần mềm 1Office – CA là một phần mềm chữ ký số được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ Phần mềm Hanel (HanelSoft). Đây là một phần mềm chữ ký số được sử dụng phổ biến trong các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước ở Việt Nam.
Phần mềm này cung cấp cho người dùng các công cụ để tạo ra các chữ ký số chuyên nghiệp và phù hợp với các yêu cầu sử dụng của họ.
Ưu điểm:
- Bảo mật và xác thực: Giúp đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn cho các tài liệu ký kết.
- Mang giao diện trực quan, dễ sử dụng và làm quen.
- Hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu phổ biến như Word, Excel, PDF, giúp người dùng có thể tạo và ký kết tài liệu một cách đa dạng.
- Phần mềm được tích hợp với các phần mềm văn phòng như Microsoft Word, Excel và Adobe Acrobat Reader để người dùng có thể dễ dàng tạo và ký kết các tài liệu.
- Hỗ trợ tốt: Giúp người dùng giải đáp các thắc mắc và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
Nhược điểm:
- Phần mềm chỉ hỗ trợ trên hệ điều hành Windows, không hỗ trợ trên các hệ điều hành khác như macOS hay Linux.
- Tốc độ xử lý của phần mềm khi ký kết tài liệu chưa nhanh, đôi khi có thể làm gián đoạn quá trình làm việc của người dùng.
Misa
Phần mềm Misa là một phần mềm quản lý kế toán và tài chính được phát triển bởi Tập đoàn MISA. Với tính năng chữ ký số MISA, người dùng có thể ký kết các tài liệu và hợp đồng trực tuyến một cách an toàn và nhanh chóng, không cần phải in ra và ký tay trên giấy như trước đây.
Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời cũng giúp tăng cường tính bảo mật cho các tài liệu ký kết.
Ưu điểm:
- Được tích hợp trong phần mềm quản lý kế toán và tài chính MISA, giúp người dùng có thể sử dụng chức năng này một cách tiện lợi và đồng bộ với các tính năng khác của phần mềm.
- Tính năng chữ ký số giúp người dùng tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc ký kết các tài liệu và hợp đồng trực tuyến một cách an toàn và nhanh chóng.
- Phần mềm cung cấp nhiều tính năng tiên tiến và hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu khác nhau.
- Tính năng bảo mật cao giúp đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn cho các tài liệu ký kết.
Nhược điểm:
- Phần mềm chữ ký số MISA chỉ có sẵn trong phiên bản trả phí của phần mềm quản lý kế toán và tài chính MISA, đòi hỏi người dùng phải trả phí để sử dụng tính năng này.
- Không cung cấp tính năng tương tác với các thiết bị chữ ký số ngoại vi như USB Token hoặc Smart Card, do đó không phù hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng các thiết bị này để quản lý chữ ký số.
- Chức năng chữ ký số MISA có thể không được tối ưu hoàn hảo, so với các phần mềm chữ ký số chuyên dụng khác trên thị trường.
Adobe Sign
Phần mềm chữ ký số Adobe Sign là một ứng dụng ký kết tài liệu điện tử trực tuyến, được cung cấp bởi hãng phần mềm nổi tiếng Adobe.
Adobe Sign cho phép người dùng tạo và ký kết các tài liệu một cách nhanh chóng và tiện lợi, không cần phải in và ký tay trên giấy như trước đây.
Thêm vào đó, phần mềm cung cấp các tính năng tiên tiến cho phép người dùng tạo và quản lý các tài liệu ký kết điện tử.
Ưu điểm:
- Adobe Sign cung cấp các tính năng tiên tiến và dễ sử dụng, giúp người dùng tạo và quản lý các tài liệu ký kết điện tử một cách nhanh chóng và tiện lợi.
- Phần mềm được tích hợp với các ứng dụng của Adobe, giúp người dùng có thể sử dụng tính năng chữ ký số trong quá trình làm việc với các tài liệu PDF, thiết kế đồ họa, video,…
- Tính năng bảo mật cao giúp đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn cho các tài liệu ký kết.
- Adobe Sign hỗ trợ tích hợp với các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox và Box, giúp người dùng có thể lưu trữ và chia sẻ các tài liệu ký kết trực tuyến một cách dễ dàng và an toàn.
Nhược điểm:
- Adobe Sign là một phần mềm trả phí, do đó sẽ không phù hợp với các cá nhân hoặc doanh nghiệp không muốn bỏ chi phí cho tính năng chữ ký số.
- Tính năng chữ ký số của Adobe Sign chỉ hỗ trợ cho các tài liệu có định dạng PDF và không hỗ trợ cho các định dạng tài liệu khác như Word, Excel,…
HelloSign
HelloSign là một phần mềm chữ ký số hiệu quả giúp người dùng tạo và ký kết tài liệu điện tử trực tuyến một cách nhanh chóng và đơn giản.
HelloSign được tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, giúp người dùng có thể sử dụng tính năng ký kết điện tử trong quá trình làm việc với các tài liệu PDF, Word, Excel và các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive và Dropbox.
Ưu điểm:
- HelloSign là một phần mềm dễ sử dụng và cung cấp tính năng ký kết tài liệu điện tử một cách nhanh chóng và tiện lợi.
- Phần mềm được tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, giúp người dùng có thể sử dụng tính năng ký kết điện tử trong quá trình làm việc với các tài liệu PDF, Word, Excel và các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive và Dropbox.
- Tính năng bảo mật cao giúp đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn cho các tài liệu ký kết điện tử của người dùng.
- HelloSign cung cấp các gói dịch vụ khác nhau để phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- HelloSign là một phần mềm trả phí, do đó sẽ không phù hợp với các cá nhân hoặc doanh nghiệp không muốn bỏ chi phí cho tính năng chữ ký số.
- Phần mềm không cung cấp tính năng tương tác với các thiết bị chữ ký số ngoại vi như USB Token hoặc Smart Card, do đó không phù hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng các thiết bị này để quản lý chữ ký số.
SignRequest
Có thể nói, SignRequest là một phần mềm chữ ký số trực tuyến tiện lợi và hiệu quả giúp người dùng tạo chữ ký số chuyên nghiệp và phù hợp với các nhu cầu sử dụng của họ.
Đặc biệt, SignRequest tích hợp tính năng chứng thực danh tính hai yếu tố (2FA), giúp người dùng tăng cường bảo mật khi sử dụng phần mềm.
SignRequest cũng hỗ trợ tính năng tương tác với các thiết bị chữ ký số ngoại vi như USB Token hoặc Smart Card, giúp người dùng có thể quản lý chữ ký số một cách tiện lợi và an toàn.
Ưu điểm:
- SignRequest là một phần mềm dễ sử dụng và cung cấp tính năng ký kết tài liệu điện tử một cách nhanh chóng và tiện lợi.
- Tính năng bảo mật cao giúp đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn cho các tài liệu ký kết điện tử của người dùng, đặc biệt với tính năng chứng thực danh tính hai yếu tố (2FA).
- SignRequest cung cấp tính năng tương tác với các thiết bị chữ ký số ngoại vi như USB Token hoặc Smart Card, giúp người dùng có thể quản lý chữ ký số một cách tiện lợi và an toàn.
- Phần mềm có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng cá nhân hoặc doanh nghiệp.
- Phần mềm cung cấp tính năng lưu trữ trực tuyến, giúp người dùng có thể truy cập và quản lý các tài liệu đã ký kết ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.
- Tính năng xác thực chữ ký số giúp đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu sau khi được ký kết.
Nhược điểm:
- SignRequest không hỗ trợ tính năng ký kết tài liệu trực tiếp trên điện thoại di động.
- Giao diện của SignRequest có thể hơi phức tạp và không thân thiện với người dùng không có kinh nghiệm với phần mềm chữ ký số.
- Để sử dụng được tính năng chữ ký số, người dùng phải có kết nối internet tốt và ổn định để đảm bảo quá trình ký kết diễn ra một cách suôn sẻ và chính xác.
PandaDoc
PandaDoc là một phần mềm quản lý tài liệu điện tử (EDM), giúp tăng tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong quá trình xử lý tài liệu.
Ngoài ra, PandaDoc cũng cung cấp các tính năng tiên tiến như theo dõi và phân tích tài liệu đã ký kết, tích hợp với các nền tảng CRM và hỗ trợ quản lý quy trình tài liệu một cách thông minh.
Ưu điểm:
- Giao diện đơn giản và dễ sử dụng, phù hợp với người dùng có ít kinh nghiệm với phần mềm chữ ký số.
- Cung cấp tính năng tạo các mẫu tài liệu điện tử, giúp tăng tốc quá trình xử lý tài liệu.
- Tính năng theo dõi và thông báo giúp người dùng dễ dàng kiểm tra trạng thái của các tài liệu đã ký kết.
- Có tính năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác giúp người dùng quản lý và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả hơn.
Nhược điểm:
- Giá cả của PandaDoc có thể khá đắt, đặc biệt đối với các công ty nhỏ và cá nhân.
- Các tính năng của PandaDoc có thể không đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp lớn và phức tạp.
- Tính năng tích hợp của PandaDoc có thể không tương thích với một số ứng dụng khác.
Zoho Sign
Zoho Sign là một phần mềm chữ ký số giúp người dùng tạo và quản lý các tài liệu ký kết trực tuyến một cách đơn giản và tiện lợi. Với Zoho Sign, người dùng có thể ký kết tài liệu từ bất cứ đâu, bất cứ khi nào, chỉ cần có kết nối Internet.
Phần mềm này được tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Zoho CRM, Zoho People và Zoho Books, giúp người dùng tạo, quản lý và ký kết các tài liệu một cách dễ dàng và liền mạch hơn.
Zoho Sign cũng cung cấp tính năng theo dõi và thông báo, giúp người dùng nắm bắt được trạng thái của các tài liệu đã ký kết.
Ưu điểm:
- Cung cấp tính năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu và tương tác với khách hàng.
- Tính năng tạo biểu mẫu và tài liệu điện tử theo ý muốn của người dùng, giúp tối ưu hóa quá trình ký kết tài liệu.
- Các tài liệu ký kết bằng Zoho Sign được chứng nhận và bảo vệ bởi các tổ chức uy tín.
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, giúp người dùng dễ dàng sử dụng phần mềm ở nhiều quốc gia khác nhau.
- Cung cấp tính năng theo dõi tình trạng ký kết tài liệu, giúp người dùng biết được quá trình ký kết đang ở đâu và có thể theo dõi tiến độ một cách dễ dàng.
- Hỗ trợ tính năng thông báo và nhắc nhở để đảm bảo quá trình ký kết tài liệu được diễn ra đúng hạn.
Nhược điểm:
- Giá cả của Zoho Sign có thể khá đắt đối với các doanh nghiệp nhỏ.
- Tính năng của Zoho Sign có thể không đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp lớn và phức tạp.
- Tính năng tích hợp của Zoho Sign có thể không tương thích với một số ứng dụng khác.
- Hạn chế về số lượng tài liệu ký kết mỗi tháng trong gói dịch vụ miễn phí.
SignEasy
SignEasy là một phần mềm chữ ký số cho phép người dùng tạo và quản lý các tài liệu ký kết một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Với SignEasy, người dùng có thể tạo ra các tài liệu ký kết chuyên nghiệp và tiện lợi chỉ trong vài phút.
Phần mềm này cung cấp nhiều công cụ và tính năng cho phép người dùng tùy chỉnh các tài liệu của mình, bao gồm cả chữ ký điện tử, dấu xác nhận và các trường thông tin.
Ưu điểm:
- Tính năng bảo mật, đảm bảo rằng tài liệu ký kết của người dùng được bảo vệ an toàn và không bị rò rỉ thông tin.
- Khả năng tương thích: Cho phép người dùng kết nối và quản lý tài liệu từ các hệ thống khác nhau trong một nơi duy nhất.
- Hỗ trợ khách hàng: Cung cấp hỗ trợ khách hàng 24/7, bao gồm cả trợ giúp qua điện thoại và email, giúp giải đáp mọi thắc mắc của người dùng.
- Tính đa dạng: Giúp người dùng tùy chỉnh và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của mình.
Nhược điểm:
- Có một số giới hạn về chức năng và tính năng so với các phần mềm chữ ký số khác.
- Không hỗ trợ một số định dạng tài liệu phổ biến như Word và Excel, điều này có thể làm giới hạn sự lựa chọn của người dùng.
RightSignature
RightSignature là một phần mềm chữ ký số được phát triển bởi công ty Citrix, cung cấp giải pháp ký kết tài liệu điện tử trực tuyến.
Với RightSignature, người dùng có thể tạo ra tài liệu ký kết số, đặt chữ ký và gửi tài liệu đến người nhận một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Bên cạnh đó, phần mềm còn cho phép người dùng theo dõi tiến độ ký kết và lưu trữ các tài liệu ký kết trên nền tảng PandaDoc, giúp tìm kiếm và truy cập chúng một cách dễ dàng.
Ưu điểm:
- Cho phép người dùng tạo các mẫu tài liệu chuẩn, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính nhất quán trong việc tạo tài liệu.
- Cho phép người dùng theo dõi tiến độ ký kết tài liệu, từ đó giúp quản lý dễ dàng và đảm bảo tính chính xác trong việc ký kết tài liệu.
- Cung cấp tính năng lưu trữ tài liệu ký kết trên đám mây, đảm bảo tính an toàn và bảo mật của tài liệu.
- Hỗ trợ tính năng ký kết đa người dùng.
- Tính năng ký kết tài liệu nhanh chóng: Hỗ trợ người dùng ký kết tài liệu chỉ trong vài phút.
Nhược điểm:
- Không hỗ trợ các tính năng nâng cao: Không cung cấp nhiều tính năng nâng cao như tính năng tự động hoá quy trình, tính năng thông báo theo thời gian thực hoặc tính năng phân quyền truy cập.
- Không tích hợp được với nhiều ứng dụng khác.
Kết Luận
Trong bài viết này, Hoc Review đã giới thiệu cho bạn các phần mềm chữ ký số phổ biến hiện nay. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể lựa chọn một trong những phần mềm này để giúp việc quản lý tài liệu và giao dịch trở nên dễ dàng hơn.
Các phần mềm chữ ký số đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, do đó các bạn có thể tham khảo rồi tìm kiếm cho mình phần mềm phù hợp nhất để sử dụng nhé. Hy vọng bài viết này sẽ mang tới nhiều lợi ích cho các bạn đọc/quý độc giả.
